Le calcul des frais réels peut être une opération complexe, mais souvent avantageuse. Cet article est là pour vous aider dans cette démarche.
Sommaire
Qu'est-ce que la déclaration des frais réels ?
Définition et principe de fonctionnement
Les frais réels, également désignés sous l’appellation de « frais professionnels », englobent les dépenses engagées par le contribuable dans l’exercice de son activité professionnelle. Il convient de noter que ces frais réels peuvent bénéficier d’une déductibilité partielle ou totale de vos revenus.
Différence entre frais réels et abattement
Chaque année lors de votre déclaration d’impôt sur le revenu, il est crucial de calculer vos dépenses professionnelles, telles que les frais de transport et de repas. En tant que salarié, une déduction forfaitaire de 10% est systématiquement appliquée à vos revenus.
Cependant, si vous estimez que vos dépenses excèdent ce pourcentage, vous avez la possibilité d’opter pour la déduction de vos frais réels. Cette option requiert néanmoins le calcul précis de vos frais, ainsi que la justification de leur montant dans votre déclaration de revenus.
Calcul frais réels et déclarations
Parmi les dépenses admissibles en tant que frais réels, on trouve notamment les frais de repas occasionnés lorsque votre activité requiert des repas en dehors de votre domicile, les dépenses liées au télétravail, les frais de déplacement professionnel, les frais de formation professionnelle, les frais de logement,…
Frais de déplacement
Les frais engagés pour votre trajet domicile – travail sont déductibles dans la limite de 40km (soit 80 km aller-retour).
Le plus simple dans un premier temps est d’utiliser le simulateur officiel du gouvernement : https://www.impots.gouv.fr/simulateur-bareme-kilometrique
L’administration fiscale va vous demander quelques informations concernant vos véhicules (rien de compliquer). Ensuite c’est à vous de renseigner le nombre de kilomètres parcourus dans l’année (seulement ceux lié à votre activité).
La seule difficulté est de connaître le nombre de trajets domicile – travail effectué dans l’année…
Pour cela, j’ai trois solutions pour vous :
- N°1 : Vous avez une très bonne mémoire (peu probable).
- N°2 : Votre employeur vous communique le nombre de jours travaillé dans l’année (plutôt pratique).
- N°3 : Vous utilisez Google Maps : https://www.google.com/maps/timeline (c’est chronophage mais ça fonctionne).
Ensuite vous devez détailler votre calcul dans l’espace prévu à cet effet. Voici un exemple de déclaration (avec un déménagement).
Domicile 1 : 153 aller retour domicile – travail (153*30km=4590km)
Déménagement le 29/09/2023.
Domicile 2 : 53 aller retour domicile – travail (53*60km=3180km)
Total = 4590km + 3180km = 7770km
Le calcul des frais réels lié transport est le plus courant et souvent celui qui apporte le plus de déduction. Soyez donc le plus rigoureux possible sur ce point.
Frais de repas
Un forfait est disponible pour couvrir les frais de repas engagés par le contribuable dans le cadre de son activité professionnelle.
Ce dispositif peut être utilisé lorsque le contribuable se trouve dans l’incapacité de prendre ses repas chez lui en raison de ses horaires de travail ou de la distance entre son domicile et son lieu de travail. Ce forfait représente le montant estimé d’un repas pris à domicile.
Il faut distinguer 2 possibilités :
Première option : Le salarié ne dispose pas d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité.
Le montant pouvant être déduit correspond à la différence entre le coût du repas réglé et la valeur du repas pris à domicile. En cas de manque de justificatifs, les frais peuvent être estimés au tarif fixé pour un repas pris chez soi.
Deuxième option : Le salarié dispose d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité. Le montant déductible est égal à la différence entre le prix du repas payé sur son lieu de travail et la valeur du repas pris à domicile.
Le montant du repas pris à domicile est défini par l’administration. Il s’élève à 5,20 € pour 2023 et 5,35 € en 2024.
Voici un exemple de calcul de frais réel lié au repas :
Un salarié qui ne dispose pas d’une cantine sur son lieu de travail où à proximité a pris un repas dans un restaurant pour un montant de 15 € TTC en 2023.
S’il conserve sa facture, il pourra déduire de ses frais réels, la somme de 9,80 € (15 – 5,20). Dans le cas contraire, il pourra déduire la somme de 5,20 €.
S’il dispose d’une cantine d’entreprise avec un repas lui coûtant 7 €, il ne pourra dans ce cas déduire que 1,80 € (7 – 5,20).
Frais de logement (double résidence)
Les frais de double résidence correspondent aux dépenses assumées par un salarié qui doit résider dans un lieu différent de sa résidence principale pour des raisons professionnelles.
Ces dépenses sont considérées comme des frais professionnels lorsque la nécessité d’avoir deux résidences découle de contraintes liées au lieu de travail de chacun des conjoints. Dans ce cas, elles peuvent être déduites du revenu imposable.
Voici les frais déductibles :
- les frais de séjour, c’est-à-dire des loyers et frais annexes du logement (assurance, abonnements tels que l’eau, électricité, internet, etc.) à proximité du lieu de travail
- les dépenses supplémentaires de repas
- les frais de transport (à raison d’un aller-retour par semaine pour rejoindre le domicile familial).
Il est également possible de déduire les intérêts d’un emprunt immobilier liés à l’acquisition du second logement sous réserve de pouvoir établir que la double résidence est établie sur le long terme.
Note : Dans le cadre d’une double résidence, le calcul des frais réels peut devenir fastidieux mais aussi très intéressant.
Frais de formation
Dans le cadre d’une formation non rémunérée, il est possible de déduire certains frais dès lors que vous êtes salariés ou demandeur d’emploi et qu’ils sont engagés en vue de permettre l’amélioration de votre situation professionnelle ou l’accès à une autre profession.
Exemple de frais déductibles :
- les frais de voyages ou de déplacements professionnels,
- les frais de documentation professionnels,
- les frais de repas …
Autres frais professionnels
Il existe d’autres frais déductibles en fonction des situations et professions de chacun.
Voici une liste non exhaustive :
- Frais d’habillement : Les vêtements spécifiques nécessaires à certaines professions sont pris en compte dans les frais réels si l’employeur ne les prend pas en charge.
- Cotisations syndicales et professionnelles : Les cotisations versées par les salariés aux syndicats et associations professionnelles sont entièrement déductibles des frais réels.
- Frais de justice : Les frais de procès, supportés par les salariés dans le cadre de procédures prud’homales engagées contre leur employeur.
Note : Dans le cadre des cotisations syndicales, le calcul des frais réels devra être fait en prenant en compte que ceci ne pourront plus être éligible au crédit d’impôt.
Qui peut déclarer les frais réels ?
Chaque membre du foyer fiscal a la possibilité de décider s’il souhaite ou non opter pour les frais réels, en fonction de ce qu’il juge le plus adapté. Pour être éligibles à la déduction, vos dépenses doivent être directement liées à l’exercice de votre activité professionnelle et nécessitées par celle-ci.
Collecte des justificatifs
Lorsque vous déclarez vos frais réels auprès de l’administration fiscale, il n’est pas obligatoire de fournir les justificatifs. Toutefois, il est impératif de les conserver pendant une période de trois ans suivant votre déclaration de revenus, au cas où un contrôle fiscal serait effectué.
Calcul frais réels ou abattement de 10% ?
Pour déterminer la meilleure option entre conserver la déduction forfaitaire de 10% ou opter pour la déduction des frais réels, il est recommandé d’utiliser l’outil de simulation fiscale officielle de l’administration : https://www.impots.gouv.fr/bloc-simulateur-en-cours
Cette démarche implique de réaliser deux calculs distincts : l’un avec la déduction des frais réels et l’autre sans cette déduction, afin de comparer les résultats et prendre la meilleure décision.
Le calcul des frais réels est indispensable, même si vous pensez que celui-ci n’est pas intéressant pour vous (on n’est jamais à l’abri d’une bonne surprise 😉).
Conséquences fiscales de l'option pour les frais réels
Opter pour les frais réels implique de déclarer les allocations et remboursements perçus pour ces dépenses, qui doivent alors être ajoutées au montant des salaires imposables.
De plus, si vous choisissez les frais réels, les cotisations versées aux organisations syndicales peuvent être déduites en tant que frais réels. Cependant, cela signifie que vous ne pouvez pas bénéficier du crédit d’impôt prévu pour ces mêmes cotisations.
Comment déclarer les frais réels ?
Modalités de déclaration
Vous trouverez le bouton « Option frais réels » à l’étape 3 de votre déclaration de revenus en ligne, après avoir coché la case « TRAITEMENTS, SALAIRES » et cliqué sur «suivant».
Délais et procédures à respecter
Il n’y a pas de délai spécifique lié à la déclaration des frais réels. Ce sont donc les dates limite de déclaration des revenus qui sont à prendre en compte.
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